Um an dem Schüleraustausch teilzunehmen, gibt es wirklich nur wenige Voraussetzungen die der Schüler oder die Schülerin erfüllen müssen. Schließlich soll dieser Austausch so gut wie jedem ermöglicht werden. Jeder soll die Chance haben sich die anderen Schulen und Kulturen anzusehen.

1. Sie besuchen für das geplante Austauschjahr mindestens die 4. Klasse,
2. ein überdurchschnittlich guter Notendurchschnitt oder
3. herausragende sportliche Leistungen.

Wenn sowohl die erste als auch eine der anderen zwei Voraussetzungen erfüllt sind, muss sich der Schüler oder die Schülerin nur noch beim Lehrer seines oder ihres Vertrauens melden und einen Informationsbogen ausfüllen, auf dem angegeben wird, welches die Wunschschule ist und auf welchem Zeitraum der Austausch stattfinden soll. Im Nachhinein kann der Zeitraum jedoch gegebenenfalls verlängert oder gar verkürzt werden.

Mithilfe eines Portschlüssels werden die Austauschschüler am 1. September zu den gewünschten Schulen gemacht, da die reguläre Anreise für alle viel zu lange dauern würde. Schüler, die Hogwarts als Austauschschule gewählt haben, erreichen den Dorfplatz in Hogsmeade um dann mit der Kutsche und den anderen Schülern nach Hogwarts zu fahren.

Die Einteilung der Schüler ist nur eine kleine Zeremonie, nachdem die Erstklässler eingeteilt wurden, folgt aber einen ganz ähnlichem Muster. Sie setzten ebenso wie die Erstklässler den Sprechenden Hut auf und werden so aufgrund ihrer Charaktereigenschaften und dessen, was ihnen besonders wichtig ist, in eines der vier Häuser eingeteilt. Da das aber dennoch nicht ausreichen dürfte, um in dem Schulalltag nicht den Überblick zu verlieren, wird jedem Austauschschüler ein Pate, ein Schüler aus seinem neuen Haus, zur Seite gestellt, an den er oder sie sich bei jeder noch so kleinen Frage wenden kann.